Tip yang seterusnya untuk anda memajukan penggunaan Microsoft Power Point anda ialah dengan menggunakan maklumat tutorial percuam yang mudah didapati di internet. Anda perlu ingat, anda tidak perlu tahu semua mengenai powerpoint. Ini kerana, tujuan anda belaajr powerpoint bukanlah untuk menjadi seorang pensyarah yang mengajar powerpoint. Jadi, tidak perlu tahu kesemuanya.

Namun, mana-mana bahagian penggunaan powerpoint yang anda tidak tahu, anda boleh cari maklumat cara penggunaannya di internet secara percuma. Apa yang perlu anda lakukan ialah, masuk ke enjin pencari dan taip “powerpoint tutorial”. Jika anda lihat hasilnya seperti imej yang saya tunjukkan, anda pasti tahu sebenarnya banyak maklumat yang anda boleh perolehi dengan mudah untuk belajar powerpoint.

Malah, inilah cara utama bagaimana saya majukan cara penggunaan powerpoint saya. Apabila saya terlihat sesuatu yang menarik, saya akan fikirkan bagaimana mahu membuatnya di powerpoint. Contohnya, beberapa minggu lepas ketika menemani anak saya menonton Disney Channel, “Make way for Noddy”, saya terlihat satu animasi mudah yang menunjukkan bagaimana pintu garaj tertutup dari atas dan naik semula. Apabila ia naik semula, ada satu imej baru yang muncul di dalam garaj itu.

Ini membuat saya terfikir bagaimanakah caranya untuk membuat kesan begini untuk powerpoint. Saya fikir, menarik juga jika saya tukar slide saya dengan menunjukkan pintu garaj turun daripada atas dan naik semula. (Saya gunakan drawing tool untuk buat pintu garaj ringkas seperti imej disebelah). Apabila pintu itu naik semula, ada slide baru yang saya tonjolkan. Setelah beberapa kali mencuba dan mencari idea melalui tutorial powerpoint di internet, saya dapat caranya. Walaupun isteri saya kata ia kelihatan kelakar kalau saya gunakan, saya masih berpuas hati kerana berjaya mencari cara untuk membuatnya.

Jadi, gunakan tutorial percuma di internet untuk memajukan penggunaan perisian power point anda.

Tip yang ke 15 ialah, untuk kelihatan lebih cekap dan mahir dalam menggunakan power point, anda perlu pelajari beberapa perisian lain. Contohnya, saya pelajari perisian Macromedia Fireworks dan juga windows movie maker untuk membantu beberapa aspek dalam power point presentation saya.

Perisian fireworks adalah untuk saya olah gambar, buat animasi atau membuat background powerpoint saya sendiri. Jika anda lihat contoh gambar background dalam power point saya di tip-tip lepas, saya gunakan perisian fireworks ini. Selain daripada fireworks, perisian yang lebih kurang sama (malah lebih baik) ialah perisian photoshop.

Pentingkah pelajari perisian lain…………………………………..? Ya, sangat penting. Bayangkan jika anda mahu belajar memasak. Adakah anda akan belajar menggoreng, merebus, mengukus dan memanggang sahaja? Tentu tidak kan? Anda perlu belajar juga memotong (bawang,sayur, ayam & daging) dan memilih bahan yang sesuai untuk di masak. Maksudnya, untuk mahir dalam sesuatu ilmu, anda perlu pelajari beberapa ilmu lain disekitarnya.

Sama seperti saya sendiri, walaupun saya adalah professional trainer dalam motivasi dan kemahiran belajar, selain menambahkan pengetahuan saya dalam bidang psikologi, saya juga pelajari tentang komputer dan perisiannya. Saya perlu belajar tentang teknik pemasaran kerana teknik pemasaran (marketing) banyak boleh dikaitkan dengan kebolehan menarik minat sewaktu memberi ceramah), dan saya juga perlu pelajari tentang menguruskan laman web. Hasilnya, saya dapat kongsikan bidang kepakaran saya dalam laman web saya seperti apa yang saya lakukan di blog ini.

Jadi, mulai hari ini, pelajari beberapa perisian lain yang boleh membantu kemahiran penggunaan perisian power point anda.

Tip ke 14 adalah tip terakhir dalam tips ‘7 perkara yang perlu dipelajari. Saya ulangi, 21 tips Microsoft Power Point saya bahagikan kepada 3 bahagian.

• 7 tips pertama (tips 1 -7) saya namakan ‘7 perkara yang perlu dielakkan’.
• 7 tips kedua (tips 8 - 14) saya namakan ‘7 perkara yang perlu dipelajari’.
• 7 tips ketiga (tips 15 - 21) saya namakan ‘7 petua untuk lebih maju’.

Jadi, tip ke 14 ialah, anda perlu pelajari dan majukan teknik anda menggunakan perisian Microsoft Power Point dengan melihat cara orang lain membuat presentation mereka.

Contohnya begini, katakan anda menghadiri mana-mana seminar atau mendengar presentation daripada sesiapa, perhatikan cara persembahan power point mereka. Jika ada cara presentation mereka yang menarik, fikirkan bagaimana agaknya cara mereka lakukan. Jika anda lihat mana-mana animation yang menarik, fikirkan bolehkah anda lakukan perkara yang sama.

Satu cara paling cepat untuk lakukan perkara ini ialah dengan meminta salinan presentation tersebut (dalam bentuk softcopy). Selalunya, jika sahabat anda atau seseorang yang anda kenali membuat presentation, tentu tidak ada masalah jika anda mahu meminta salinan presentation tersebut. Namun, anda perlu bersedia jika presenter tidak dapat memberikan softcopy tersebut.

Seperti saya sendiri, ramai juga yang meminta salinan softcopy presentation yang saya jalankan. Namun, saya perlu meminta maaf kerana tak dapat berikannya. Ini adalah kerana, softcopy power point presentation saya adalah satu daripada ‘Intellectual Property’ saya. Ia tidak boleh diedarkan begitu sahaja kerana saya perlu menjaga hasil kerja saya itu.

Namun, jika ada yang meminta salinan itu kerana mahu pelajari teknik animation, saya akan berikan satu salinan contoh di mana mereka boleh pelajari teknik-teknik tersebut. Ada satu salinan softcopy power point yang anda boleh download secara percuma iaitu www.awesomebackgrounds.com .

Setelah ada download softcopy tersebut, klik F5 dan perhatikan animation yang ditunjukkan. Anda mungkin rasa kagum atau pelik kerana animation-animation itu seolah-olah dibuat menggunakan perisian lain, bukan powerpoint. Setelah anda lihat slide show tersebut, ada dua bahagian yang anda perlu perhatikan untuk pelajari bagaimana ia dilakukan. Bahagian-bahagian itu ialah:

• Custom animation
• Slide Transition

Semasa saya mula belajar untuk memajukan diri saya dalam power point, saya telah download softcopy daripada awesomebackgrounds.com ini. Saya belajar bagaimana menggunakan custom animation dan slide transition di sini. Setelah saya kuasai asas ini, saya jadi lebih yakin untuk belajar kegunaan lain untuk mencantikkan lagi presentation saya. Bagi saya, ini adalah tip paling utama bagaimana saya majukan teknik penggunaan power point saya.

Jadi, jangan lupa download softcopy power point percuma ini dan pelajari teknik-teknik menarik yang digunakan. Mula juga perhatikan bagaimana sahabat anda atau sesiapa sahaja buat power point presentation mereka. Selamat mencuba.

Tip 13 adalah tip berkenaan ‘Copy & Paste’. Secara umum, copy bermaksud salin dan paste bermaksud tampal. (hehe, teringat masa mengajar kelas Bahasa Inggeris, kena terangkan maksud perkataan kepada student.   )Tahukah anda, jika anda copy satu imej atau tulisan pada satu slide dan paste pada slide yang lain, imej itu akan muncul pada kedudukan yang sama?

Katakan anda ada dua slide kosong. Pada slide pertama, dengan menggunakan drawing tools, lukiskan pada slide pertama seperti yang saya lukiskan di dalam imej di sebelah. Anda boleh juga lukiskan 3 imej lain jika anda mahu. Setelah anda lukiskan pada slide pertama, aktifkan ketiga-tiga imej itu. (cara mengaktifkan ketiga-tiga sekali, tekan button Shift pada papan kekunci (jangan lepaskan) dan klik pada 3 imej itu satu persatu) Anda akan lihat ketiga-tiga imej itu aktif. (Setelah ketiga-tiga imej itu aktif, anda boleh lepas button Shift tadi)

Kemudian, klik Edit –> Copy atau tekan Ctrl-C. Klik pada slide kedua, klik Edit –> Paste atau tekan Ctrl-v. Anda akan lihat ketiga-tiga imej itu semua muncul dalam slide kedua di kedudukan yang sama.

Apakah gunanya mengetahui bahawa jika kita copy dan paste, ia akan muncul dikedudukan yang sama?

1. Kadangkala anda mahu membuat tajuk pada beberapa slide anda. Anda tidak perlu menaip satu persatu pada setiap slide. Anda cuma perlu taip pada satu slide, copy dan kemudian paste pada slide-slide yang seterusnya. Ia memudahkan kerja anda.
2. Hasil kerja anda boleh kelihatan seragam. Katakan anda ada 6 slide dengan tajuk ‘Teknik menghafal’ pada bahagian atas slide anda. Jika anda taip satu persatu, kedudukannya mungkin tidak seragam dan tidak sama. Ia tidak kelihatan cantik jika itu berlaku. Jika anda gunakan teknik copy dan paste ini, kedudukan tajuk-tajuk itu akan sama dan apabila slide anda bertukar, tajuk itu seolah-olah langsung tidak bergerak.
3. Anda boleh lakukan animasi anda sendiri. Contohnya, pada slide kedua tadi, delete kotak pertama dan kedua. Aktifkan kotak ‘Action’ –> Klik Add effect –> Motion Path –> Up. Klik Start ‘After previous’, path ‘unlocked’ dan speed ‘fast’.

Sekarang, klik pada slide pertama tadi –> Klik ‘view show’ atau F5. Anda akan lihat ketiga-tiga imej Mind, Body & Action itu. Tekan enter (untuk pergi ke slide seterusnya). Anda akan lihat dua kotak itu hilang secara automatik, dan kotak Action itu akan bergerak ke atas.

Ini adalah contoh animasi menggunakan tulisan yang saya gunakan dalam presentation saya. Apabila kotak action itu naik ke atas, saya akan keluarkan isi-isi berkenaan action dibawah kotak action itu.

Anda perlu mencuba sendiri tip ini dan buat beberapa jenis animasi mengikut kehendak anda. Apabilaanda faham konsep ini, anda boleh gunakannya untuk membuat presentation anda lebih mudah difahami.

Selamat mencuba.

Tip ke 12 adalah berkenaan penggunaan ‘view show’. Semasa anda hendak membuat presentation, anda perlu klik slide show –> View Show. Saya biasanya cuma akan klik pada satu ikon di sebelah kiri, bawah power point (seperti imej di sebelah. Jika anda mahu lebih cepat, cuma tekan kekunci F5.

Kepada yang sudah tahu tip ini, jangan ketawa jika anda rasa perkara ini terlalu mudah. Saya pernah pergi ke satu mesyuarat di mana presenter mempersembahkan slide beliau tanpa menekan button view show. Satu lagi masalah yang biasa timbul bagi sesiapa yang jarang menggunakan power point ialah, bagaimana mahu menukar slide ke slide seterusnya, atau bagaimana hendak balik semula ke beberapa slide awal.

Begini. Apabila anda sudah menekan button view show, banyak button pada papan kekunci yang anda boleh gunakan untuk bergerak ke slide seterusnya. Untuk bergerak ke depan (ke slide seterusnya), anda boleh tekan mana-mana button ini pada papan kekunci:

• Enter
• Pg Dn (Page Down)
• Arrow ke bawah
• Arrow ke kanan

Untuk berpatah balik ke belakang semula (ke slide sebelumnya), anda boleh tekan mana-mana button in pada papan kekunci:

• Pg Up (page up)
• Arrow ke atas
• Arrow ke kiri

Dengan mengetahui tip ini, anda akan kendalikan slide show anda dengan mudah, lancar dan kelihatan yakin dengan apa yang anda lakukan. Saya percaya ramai yang tidak tahu atau tidak berapa pasti akan tip ini kerana saya juga pernah lihat trainer yang ‘right click’ setiap kali mahu menukar slide. Cara ini membuang masa, tidak lancar dan membuat anda kelihatan seperti seorang amatur.

Selamat mencuba.

Kita sudah pelajari 4 bahagian dalam tip ke 11. Tip ke 11 iaitu custom animation adalah untuk membantu anda membuat animasi supaya presentation anda jadi lebih jelas dan menarik. Anda perlu ingat, tujuan anda pelajari tip ini bukanlah supaya anda boleh gunakan kesemua jenis effect dalam semua slide anda. Custom animation bertujuan untuk membantu, bukan menjadi pertunjukan utama. Jadi elakkan menggunakan effect yang tidak berkaitan malah mengganggu presentation anda.

Satu tip untuk anda pastikan sama ada custom animation anda membantu atau mengganggu, anda boleh tanya sahabat anda atau sesiapa yang boleh memberi komen terhadap presentation anda ini. Saya sendiri, selepas selesai buat sesuatu effect yang baru untuk presentation saya, saya sering bertanya kepada isteri saya tentang pendapat beliau. Isteri saya bukan berada di dalam bidang training.

Jadi komen beliau adalah seperti komen orang biasa yang bakal menjadi penonton presentation saya. Selalu juga saya mendapat maklum balas dan idea yang bernas daripada isteri saya sendiri. beliau akan memberi komen jika beliau rasa sukar untuk memahami apa yang saya cuba sampaikan melalui effect pada slide saya.

Esok kita akan pelajari tip yang seterusnya, tip 12, berkenaan dengan ‘view show’.

Dalam tip hari ini, saya ingin kongsikan satu teknik dalam menggunakan effect motion path. Mula-mula, lukiskan satu kotak pada slide anda.Terpulang kepada anda mahu gunakan kotak berwarna apa. Saya telah lukiskan satu kotak berwarna merah seperti di dalam gambar di bawah.

Tip hari ini mudah sahaja sebenarnya. Saya mahu tunjukkan bagaimana mahu buat effect supaya kotak itu bergerak ke kanan, kemudian bergerak ke atas. Bunyinya agak mudah tetapi selalu saya mendapat soalan bagaimana mahu melakukan perkara ini.

Langkah-langkahnya:

1. Klik add effect –> Motion path –> Right. (Start - ‘On-click’, path - ‘unlocked’, speed - ‘medium). Selesai sahaja anda lakukan anda akan lihat preview kotak itu bergerak ke kanan.
2. Biarkan kotak itu aktif, klik add effect sekali lagi –> motion path –> Up. (Start - ‘after previous’, path - ‘unlocked’, speed - ‘medium’.)

Sekarang, cuba anda klik slide show –> view show. Apakah yang terjadi? Anda akan lihat, kotak itu bergerak ke kanan, kemudian ia hilang sekejap dan muncul ditempat asal dan bergerak ke atas bukan? Apa yang kita mahu lakukan ialah, apabila ia bergerak ke kanan,berhenti dan terus bergerak ke atas daripada tempat ia berhenti. Bagaimanakah cara melakukannya? Mudah sahaja.

Lihat kotak anda. Setelah anda letakkan 2 effect tadi, anda akan lihat dua anak panah berkepala merah bukan. Sekarang, klik pada anak panah yang menghala ke atas itu. Ia akan aktif. Gerakkan anak panah itu ke kanan menggunakan right arrow button di papan kekunci anda. Gerakkan anak panah itu betul-betul di atas hujung anak panah yang lagi satu. Kemudian, klik slide show –> view show sekali lagi. Apa yang anda lihat?

Ya, anda akan lihat kotak itu bergerak ke kanan dan kemudian terus bergerak ke atas tanpa balik semula semula ke tempat asalnya.

Setelah anda memahami konsep ini, anda boleh buat beberapa kesan atau pergerakan lain mengikut kehendak anda. Apa yang penting, dengan pengetahuan asas ini, anda perlu cuba lagi banyak kali dengan effect yang berlainan pula. Anda akan jadi lebih cekap dalam masa yang sangat singkat.

Selamat mencuba.

Masih lagi dalam tips menggunakan custom animation. Hari ini, saya ingin terangkan bahawa untuk satu tulisan atau objek, anda boleh gunakan lebih daripada satu effect. Saya akan tunjukkan contoh bagaimana mahu menggunakan lebih daripada satu effect kepada satu tulisan atau objek.

Di slide anda, taipkan custom animation. Biarkan tulisan itu aktif. Kemudian, klik slide show –> custom animation. Ada 4 effect yang saya mahu anda gunakan ke atas perkataan tadi.

1. Pertama, (sambil tulisan itu aktif), klik add effect –> Entrance –> Fly in. Untuk effect ini, pada bahagian ’start’ klik ‘on click’, direction ‘from top’ dan speed ‘medium’.
2. Kemudian, biarkan tulisan itu aktif lagi, klik add effect –> Emphasis –> Change Font Size. Pada start, klik ‘after previous’, Font size ‘150%’ dan speed ‘medium.
3. Klik sekali lagi pada add effect –> Motion path –> Up. Pada start klik ‘after previous’, path ‘unlocked’ dan speed ‘medium’.
4. Akhir sekali, klik pada add effect –> Exit –> Fly out. Pada start klik ‘after previous’, direction ‘ To bottom’ dan speed ‘fast’.

Setelah anda selesaikan lakukan 4 langkah ini, anda akan lihat tulisan anda tadi begini. (gambar tulisan custom animation). Anak panah berkepala merah itu adalah motion path, menunjukkan ke arah mana tulisan itu akan pergi. Anda juga akan lihat pada bahagian custom animation di sebelah kanan power point begini. (Gambar kiri).

Setelah selesai 4 langkah ini juga, klik slide show –> view show. Klik mouse anda sekali. Apa yang anda lihat?

Jika anda lakukan dengan betul, selepas anda klik mouse anda, anda akan lihat tulisan custom animation itu turun dari atas. kemudian, secara automatik ia akan menjadi besar dan kemudian bergerak ke atas. Akhir sekali, ia akan bergerak ke bawah dengan laju dan hilang. Inilah effect yang telah anda pelajari tadi.

Untuk lebih maju, anda perlu cuba buat pelbagai effect lain pula. Saya percaya anda sudah faham fungsi effect entrance, exit, emphasis dan motion path. Esok saya akan terangkan satu lagi tip dalam menggunakan motion path.

Kita sambung tip semalam. Saya telah terangkan apa yang dimaksudkan dengan start. Hari ini saya terangkan dua lagi fungsi di dalam custom animation iaitu direction dan Speed.

Direction bermaksud dari arah mana anda mahu effect itu masuk. JIka anda klik pada direction, ada beberapa arah yang diberikan (direction ini cuma ada untuk beberapa jenis effect sahaja, bukan kesemuanya).

Jadi, anda boleh pilih arah mana yang anda mahu. Contohnya, jika anda mahu membuat anak panah (yang menghala ke atas) anda fly in semasa presentation, is sesuai jika anda menggunakan direction ‘from bottom’. Jadi, nanti anak panah anda akan meluncur masuk daripada bawah slide dengan arah yang betul (bukan anak panah yang bergerak terbalik). JIka anda mahu cuba, lukiskan satu anak panah menggunakan drawing tools, dan gunakan effect fly in. Lihat bagaimana anak panah anda bergerak masuk ke dalam slide.

Seterusnya ialah speed. Ia bermaksud jika anda gunakan fly in, berapa laju anda mahu objek anda itu bergerak? Adakah anda mahu ia bergerak dengan perlahan, sederhana atau sangat laju. Ini bergantung kepada effect yang anda perlukan.

Jika semua isi penting dan gambar anda bergerak dengan terlalu perlahan, kadangkala ia boleh jadi membosankan dan membuat penonton anda jadi tidak sabar. Seperti yang saya kata, ia terpulang kepada anda.

Baiklah, saya sudah terangkan bagaimana 3 fungsi Start, Direction dan Speed ini berfungsi. Sekarang mari kita cuba buat. Tadi anda ada satu kotak tulisan ‘custom animation’ bukan? Sekarang, aktifkan kotak tulisan itu –> klik edit –> copy –> paste. Anda akan lihat satu salinan perkataan ‘custom animation’. Ulang langkah tadi sekali lagi. Jadi sekarang anda ada 3 kotak tulisan ‘custom animation’ itu.

Klik pada tulisan pertama –> add effect –> Entrance –> Fly in. Pada Start, klik ‘on click’, direction ‘From top’ dan speed ’slow’.

Klik pada tulisan kedua –> add effect –> Entrance –> Fly in. Pada start klik ‘after previous’, direction ‘from left’ dan speed ‘medium’.

Klik pada tulisan ketiga –> add effect –> Entrance –> Fly in. Pada start klik ‘after previous’, direction ‘from right’ dan speed very fast.

Setelah selesai semuanya, klik slide show –> view show. Anda akan lihat tidak ada apa-apa pada slide anda. Kemudian, klik mouse anda sekali. Anda akan lihat ketiga-tiga tulisan itu akan keluar mengikut turutan. Selamat mencuba.

Hari ini, kita lihat lebih lanjut mengenai custom animation. Untuk memulakan tip hari ini, buka slide baru, dan taipkan perkataan ‘Custom animation’. Biarkan kotak tulisan itu aktif. Apabila ia aktif, ia kelihatan seperti imej disebelah. Saya akan gunakan contoh custom animation Entrance hari ini. Ini bermaksud, perkataan di sebelah hanya akan keluar apabila saya mahu ia keluar. Apa yang perlu anda lakukan, klik Add Effect –> Entrance –> Fly in. Secara automatik anda akan lihat bagaimana effect fly in ini untuk tulisan ‘custom animation’ anda. Anda lihat ia terbang dari bawah bukan?

Perkara utama yang ingin saya terangkan hari ini ialah mengenai 3 fungsi ini; Start, Direction dan Speed. Dalam custom animation, 3 fungsi ini sangat penting kerana ia adalah penentu kepada bagaimana anda mahu mengolah pergerakan isi penting presentation anda. JIka anda tidak pernah menggunakannya, anda mungkin tertanya-tanya apa yang dimaksudkan dengan ‘on click’, From bottom’ dan ‘very fast’. Saya akan terangkan satu persatu.

Start - ia bermaksud bagaimana anda mahu ia bermula. Start terbahagi kepada 3 pilihan iaitu on click, with previous dan after previous. Jika anda pilih ‘on click’, perkataan custom animation anda hanya akan muncul apabila anda klik mouse anda (atau tekan down arrow button). Anda boleh mencuba effect ini. Setelah anda klik ‘on click’, tekan button ‘view show’(klik slide show –> View Show, atau anda boleh tekan butang F5). Anda akan lihat slide show anda tidak ada perkataan ‘custom animation’ tadi. Tetapi, apabila anda klik down button arrow atau klik mouse anda, perkataan itu akan muncul daripada bawah dengan sangat laju.

Jika anda klik ‘With previous’ ,perkataan ‘custom animation’ tadi akan keluar bersama effect sebelumnya. Tetapi disebabkan hanya ada satu effect dalam slide ini, ia akan keluar sebaik sahaja slide bertukar. Cuba anda klik with previous dan tekan button view show. Lihat apa yang berlaku.

Jika anda klik ‘after previous’ ia akan keluar selepas effect sebelumnya. Katakan anda ada tiga effect untuk tiga tulisan anda. Jika tulisan yang kedua anda klik ‘after previous’ ia akan keluar dengan automatik selepas effect tulisan pertama. Jika anda klik ‘after previous’ untuk tulisan ketiga, ia akan keluar secara automatik selepas effect kesan kedua. Untuk lebih mudah faham, anda perlu mencubanya. Cuba buat tiga kotak tulisan dan letakkan effect untuk setiap satu tulisan. Cuba olah fungsi ‘Start’ ini dan lihat sendiri apa kesannya.

Anda boleh beri saya soalan jika anda kurang fahama bahagian ini supaya saya dapat terangkan dalam bentuk lain pula.

Kita sambung esok.