Tip kedua ini adalah sangat penting. Ini adalah kesalahan utama bagi mereka yang jarang membuat presentation dan yang baru berjinak-jinak dalam membuat powerpoint presentation. Jika anda lakukan kesilapan ini, serta-merta anda akan kelihatan seperti amatur atau budak-budak baru belajar.

Kesilapan itu ialah meletakkan imej animasi dalam presentation anda. Maksudnya, bila anda buat presentation, ada imej kecil atau besar yang bergerak-gerak. Kadang-kadang anda letak kerana imej itu nampak comel, geram pulak kalau tak letak. Namun anda perlu tahu, apabila ada imej yang bergerak-gerak tu, ada beberapa kesan utama.

• Anda mengganggu konsentrasi penonton anda. Apabila ada benda yang bergerak dalam powerpoint anda, tumpuan penonton sama ada akan tertumpu kepada pergerakan itu kerana mereka sukakan benda itu atau mereka akan rasa terganggu kerana pergerakan itu boleh menyakitkan hati.
• Kedua, dalam presentation, anda memerlukan 100% tumpuan daripada penonton supaya mereka dapat faham apa yang anda katakan. Tetapi, apabila ada pergerakan itu, penonton pasti tidak akan dapat menumpukan perhatian mereka 100% kepada anda. Jadi, anda yang akan rugi.
• Ketiga, saya percaya hanya kanak-kanak kecil sahaja yang suka benda yang bergerak-gerak seperti animasi kartun. Jika presentation anda untuk kanak-kanak kecil pun, saya tidak galakkan gunakan animasi begini kerana ia masih lagi mencuri tumpuan penonton anda.

Semasa saya belajar A-level di Shah Alam dulu, saya aktif menyertai kelab teater hingga pernah bertanding untuk mewakili Selangor. Satu perkara yang diajar oleh pengarah teater saya ketika itu (Sekarang ni bergelar Dr. Sam, Phd in Physics), bila kita berada di depan penonton, kita perlu tamak sikit. Bukan tamak apa, tamakkan perhatian mereka. Jadi, kalau ada apa-apa kat atas pentas yang boleh mencuri perhatian penonton kita, kita mesti elakkan atau hapuskan.

Sama seperti powerpoint presentation ini, elakkan daripada meletakkan sesuatu yang mencuri perhatian penonton anda.

p/s Saya rasa anda pun akan pening bila baca posting saya yang banyak animation macam ni.

Tip Microsoft PowerPoint yang pertama ialah, elakkan daripada menggunakan background berwarna putih sahaja. Kadangkala anda mungkin tidak mempunyai masa yang mencukupi untuk bersedia lalu anda cuma gunakan latar belakang tanpa apa-apa warna dan design.

Apa akan jadi jika anda menggunakan warna putih itu sahaja sebagai latar belakang?

• Pertama, anda kelihatan seperti tidak bersedia, dan membuat kerja pada saat akhir. Saya biasa melihat pelajar yang membuat presentation menggunakan latar belakang begini. Ia kelihatan seolah-olah pelajar tersebut tidak serius dalam presentation beliau.
• Kedua, anda tidak kelihatan professional. Ada bermacam-macam latar belakang yang boleh anda gunakan tetapi anda tidak menggunakan satu pun daripadanya. Orang yang melihat presentation anda mungkin terfikir bahawa anda belum pandai menggunakan powerpoint dan belum berpengalaman dalam membuat presentation. Jadi, mereka memandang rendah pada presentation anda.
• Ketiga, presentation anda tidak akan mempunyai daya tarikan. Ia kelihatan sangat hambar.

Mungkin ada antara anda yang berkata anda suka warna putih jadi anda gunakannya. Tidak salah menggunakan warna putih, tetapi anda mungkin boleh tambah dengan beberapa warna lain supaya ia nampak lebih menarik. Sekurang-kurangnya, letakkan warna seperti gambar kedua yang saya berikan. Ia kelihatan lebih menarik.

Anda perlu ingat, Microsoft PowerPoint digunakan untuk membantu pendengar presentation anda memahami apa yang anda sampaikan melalui rangsangan visual. Jadi, apa yang anda tunjukkan secara visual mesti mampu menarik perhatian mereka. Jadi, untuk tip pertama ini, elakkan daripada menggunakan latar belakang satu warna putih sahaja.

Dalam masa yang sama, elakkan daripada menggunakan latar belakang yang terlalu gelap seperti warna hitam pekat atau warna yang terlalu garang seperti warna merah terang. Ini akan mengganggu konsentrasi penonton anda. Jika anda menggunakan warna latar belakang yang terlalu terang juga, ia akan membuat tulisan anda tidak jelas.

Setelah saya fikirkan apakah soft skills yang boleh saya kongsikan bersama anda disini, saya terfikir tentang kemahiran menggunakan perisian Microsoft PowerPoint. Perisian ini adalah amat penting jika anda mahu membuat sebarang presentation tidak kira anda masih belajar atau anda sudah bekerja. Di dalam era informasi ini, anda akan jauh ketinggalan jika anda tidak tahu menggunakan perisian ini untuk membantu presentation anda.

Dalam berkongsi tips ini, saya akan berikan 21 tips berdasarkan pengalaman saya sendiri. Jika anda hadiri kelas-kelas komputer yang mengajar perisian, mungkin banyak lagi perkara yang anda akan tahu. Namun, saya percaya anda tidak perlu tahu semua perkara untuk menjadi lebih maju. 21 tips ini ialah tips-tips yang praktikal menurut pandangan saya dan tips-tips ini sering saya kongsikan bersama peserta semasa saya menjalankan program-program public speaking atau presentation skills. Ia juga berdasarkan pemerhatian saya terhadap kesilapan-kesilapan utama yang dilakukan oleh pelajar atau presenter semasa menggunakan perisian ini.

21 tips ini pula saya akan bahagikan kepada 3 bahagian.

• 7 tips pertama (tips 1 -7) saya namakan ‘7 perkara yang perlu dielakkan’.
• 7 tips kedua (tips 8 - 14) saya namakan ‘7 perkara yang perlu dipelajari’.
• 7 tips ketiga (tips 15 - 21) saya namakan ‘7 petua untuk lebih maju’.

Mengikut pengalaman saya sendiri, saya tidak pandai menggunakan perisian ini walaupun setelah saya tamat pengajian sarjana muda saya. Ini mungkin kerana tidak banyak presentation yang perlu saya lakukan semasa saya belajar dalam bidang perakaunan dulu. Pertama kali saya ingat saya gunakan perisian ini ialah semasa saya perlu buat presentation di depan senior managers di syarikat saya bekerja PriceWaterHouseCoopers Chartered Accountant.

Kini saya banyak menggunakan perisian ini untuk tujuan presentation dan training saya. Saya rasa perisian ini sangat hebat dalam membantu melancarkan perjalanan program saya dan dalam membantu menarik perhatian peserta program saya.

Satu perkara yang anda perlu sedar ialah, tujuan anda kuasai tips-tips Microsoft PowerPoint ini bukanlah supaya anda boleh gunakan kesan-kesan khas yang pelik-pelik dan menarik seperti ada rama-rama yang terbang atau gambar kartun yang bergerak-gerak. Tetapi sebab utama anda pelajari tips-tips ini ialah untuk anda majukan teknik anda untuk menyampaikan idea anda secara jelas dan teratur. Maksudnya, dengan memajukan kemahiran anda dalam Microsoft PowerPoint, anda akan majukan teknik anda berkomunikasi.

Insyaallah, esok kita mulakan dengan tips yang pertama. :)